Vilka produktgruppers leverantörer finns det i närområdet? Kunde man anskaffa något genom direktupphandling? [rss-cut]
Inom matservicen i Tavastkyro kommun producerar fyra beredningskök 2900 lunchportioner per dag. Cirka 12 % av all råvaruupphandling görs från närområdets producenter, med andra ord från grannkommunerna eller inom en radie på 100 km. En del av produkterna distribuerar leverantören under beställningsdagarna direkt till kökena, en del införskaffas från partiaffärerna.
Konkurrensutsättningen i skick genom diskussioner
I Tavastkyro har man tillsammans med Ikalis utvecklat upphandlingen av grönsaker, rotfrukter, frukter och bröd från närområdets producenter.
– Vi ordnade diskussionstillfällen, till vilka vi inbjöd potentiella varuleverantörer. Utmaningarna kartlades tillsammans. I konkurrensutsättningspaketet begränsade vi sedan endast de produkter, som vi hade stösta möjlighet att få med lämpliga upphandlingskriterier på nära håll, återberättar Tavastkyros matservicechef Jennileena Lähteenmäki om hur det var i början.
Offertanbuden publicerades i Hilma. Man meddelade om offertanbuden också i lokalpressen, på kommunens anslagstavla och hemsidor. Man tipsade också per brev lokala, potentiella leverantörer om brödets upphandlingsannons. Det kom dock rätt få offerter in.
– De begärda leveransmängderna är stora, och därför observerar små leverantörer inte alltid ens offertanbuden. Beställarens handlingspraxis, såsom elektronisk fakturering, begränsar möjligen också deltagandet i offerterna, funderar Jennileena över orsakerna till offerternas ringa mängd.
Producent-beställare-leverantör-kedjan i skick
Genom samarbete skulle små leverantörer bättre kunna bli kontraktleverantörer. Med gemensamma offerter skulle leveransmängderna och -säkerheten växa. Produkten behöver inte ens vara den samma, utan redan att paketera ihop likartade produkter skulle vara lönande. Även i Tavastkyro uppmuntrades företagarna till gemensamma offerter, men något samarbete uppstod egentligen inte.
– Alla företagare kanske inte ens har lust att utvidga, funderar Jennileena. Att öka leveransmängderna och -säkerheten skulle dock vara väsentligt, ifall man vill höja närprodukternas andel i kökena.
Förutom offentliga upphandlingar kan kommunen gynna bruket av närråvaror i mindre skala, till exempel genom olika temadagar.
– Trots sin engångskaraktär är dylika tillställningar arbetsdryga. Närprodukternas förädlingsgrad är i allmänhet alltid lägre och detta ökar kökets arbetsbörda, påminner Jennileena. Ett annat alternativ är att favorisera små direktupphandlingar. I Tavastkyro använder man till exempel bär så mycket som möjligt.
Enligt erfarenheterna från Tavastkyro kommer kommunens upphandlingar bäst i gång genom att kartlägga de produktgrupper, som man finner leverantörer till i närområdet. Det finns ändå inte alltid tid att söka nya producenter.
– Därför lönar det sig för företagaren att på eget initiativ erbjuda sina produkter till kökena, så att man vet vilka produkter som finns att tillgå. Producenterna tipsas också från Tavastkyro att partiaffärerna är flexibla samarbetsparter. Det lönar sig även för producenten att på förhand iaktta beställarens bruk av råvaror för att kunna uppskatta den egna förbindelseförmågan och leveranssäkerheten. Kommunens matlista till exempel görs alltid för 6 veckor och den är offentlig.
Text: Eija Eloranta
Linjenätsbild: Jennileena Lähteenmäki
Inom Utvecklandet av värdekedjan inom lokal mat-projektet främjar man samarbetet mellan HoReCa-partihandeln, yrkesköken samt de lokala livsmedelsföretagen. På aktasmak.fi -platsen presenteras god praxis som förknippas med temat.
Projektet som förverkligas under åren 2015-2017 finansieras av jord- och skogsbruksministeriet.
#ruokaketju
