Vill du arbeta tillsammans med yrkesköket eller partiaffären? Lär dig mer!
Processen vid val av produkterna
När du vill sälja produkter till yrkeskök eller partiaffär, finns det två huvudsakliga verksamhetssätt: ta kontakt med yrkesköket (sätt 1) eller med en partiaffärsaktör (sätt 2).
Närproducenten tar först kontakt med yrkesköket
Livsmedelsföretagaren diskuterar med yrkesköket produktens lämplighet, bruksegenskaper, leveransmängder, förpackningens storlek mm. Samtidigt får företagaren respons från yrkesköket ifall det finns något som ska observeras eller ändras i t.ex. produkten, förpackningsstorleken eller leveransmängderna.
Yrkesköket (hotell, café, restaurang, offentlig matservice) tar kontakt med Foodservice-partiaffären och föreslår, att ifrågavarande varuleverantörs produkt kunde vara bra att få med i urvalen. Samtidigt informerar yrkesköket partiaffären med vilken tidtabell och volym produkten önskas.
Förslaget kan leda till förhandlingar mellan livsmedelsföretagaren och partiaffären. Under förhandlingarna går man igenom avtalets detaljer såsom beställnings- och leveranssätt, tidtabell, volym, synlighet i urvalen (lokal vs. landsomfattande produkt), osv.
Närproducenten tar först kontakt med partiaffärsaktören
Det lönar sig att på eget initiativ marknadsföra sina produkter till partiaffären. Fyll i produktkortet redan i förväg. Tänk efter redan nu hur yrkeskökskunderna kan hitta din produkt i partiaffärens urval, så kontakt med yrkesköket hjälper dig redan i det här skedet.
Det är bra att veta att partiaffärerna
- söker aktivt produkter, som kunde passa i och komplettera deras urval och deras kunders behov.
- för över lokala livsmedelsföretagens produkter egna kataloger eller leverantörsbanker, med vars hjälp de kan rekommendera nya produkter för yrkesköken.
- utvecklar informationssystem och nätsidor med vars hjälp lokala produkter kunde bli synligare i partiaffärens urval och lättare för kunden att hitta.
Att bli intagen i urvalen
- I allmänhet gör landsomfattande partiaffärer beslut om intagning i urvalen samt avtalen centraliserat, så det är bra att vara förberedd på, att efter förhandlingarna / diskussionerna kan det ta tid innan man är med i partiaffärens urval.
- I partiaffärer som verkar inom vissa områden görs beslut om produktintagning i urvalen samt avtalen lokalt.
- Partiaffärerna har inte urvalsperioder, med andra ord urvalet lever ständigt och produkter kan bjudas ut när som helst.
- Partiaffärerna har utsedda kontaktpersoner, med vilka man kan diskutera praktiska ärenden.
Efterfrågan av lokala produkter är stor!
Vilket mervärde ger partiaffären?
Partiaffären möjliggör verksamhet enligt ”en luckas” princip. Då sker leveransen av produkterna till ett ställe och fakturan kommer från ett håll.
Partiaffären erbjuder
- ett redan existerande brett och mångsidigt kundnätverk. Detta möjliggör utvidgning av kundkretsen utan att det egna distributionsarbetet ökar.
- möjlighet att komma in i de lokalt stora kedjornas urval
- möjligt att öka och utvidga verksamheten från de lokala marknaderna till landsomfattande marknader.
- Detta betyder att produkterna sätts ut i publikationer, kataloger, på webbsidor, i beställningssystem. Därtill har partiaffärerna egna varuleverantörers presentationsdagar för sina egna kunder och under dessa evenemang är det möjligt att presentera produkter direkt till yrkeskökskunder.
Ur yrkeskökets synvinkel är leverans av produkter via en partiaffär fördelaktigt, eftersom
- det är lätt att beställa olika produkter via elektroniska system och från ett ställe
- fakturan då kommer endast från ett ställe
- det finns mindre distributionstrafik och/eller färre leveranser vid yrkeskökens dörrar.
Det är alltid bra att emellanåt tänka efter vad allt som lönar sig att göra själv (planerandet av produkter, tillverkning, försäljning, marknadsföring, transport, distribution) och vilka ärenden som kan skötas av samarbetskumpaner. I de egna uträkningarna är det bra att också observera utgifterna för egen distribution och bruket av egen bil samt tiden som används.
Mervärdet och fördelarna med din produkt med hjälp av produktkortet
Redan innan du tar kontakt med kunden tänk över vad mervärdet och det speciella med din produkt är i jämförelse med andra motsvarande produkter. Använd produktkortet som hjälpmedel.
- Ställ dig i kundens roll. Tänk efter i vilket sammanhang och till hurudant bruk din produkt passar samt vem den lämpar sig för.
- Ta fram produktens egen berättelse. Berätta varifrån produktens råvaror härstammar, om produkten är tillverkad på något speciellt sätt (traditionellt recept, en ny typ av produkt), finns grunden till den i någon viss regions matkultur, osv. Berättelserna är viktiga och de intresserar såväl yrkeskök, partiaffärer som konsumenterna som avnjuter produkten. Med hjälp av berättelsen är det också lätt att argumentera varför priset på produkten är som det är.
- Ta en bild av produkten. En produkt utan bild förblir lätt osedd på nätsidorna eller i produktlistan och bilden är också för övrigt ett enkelt sätt att visa hurudan produkten är. Bilden kan t.ex. vara av förpackningen eller produkten.
Kontakt med partiaffären och elektronisk beställningssystem
För små leverantörers del räcker det till en början med e-postkontakt och faktureringen kan skötas på många olika sätt. E-posten är att rekommendera på så sätt att båda parterna får samtidigt ett dokument, vilket inte sker ifall man sköter ärendet per telefon.
Att ta i bruk olika elektroniska system sparar både livsmedelsföretaget och partiaffären tid och resurser. Under utvecklandet och fortlöpandet av verksamheten är det rekommendabelt att ta i bruk någon sorts elektroniskt beställnings- eller leveranssystem. Elektroniska system underlättar också uppföljningen av spårbarheten och genomförandet av verksamheten.
Mer information på finska:
Hålla kontakten med kunden
Då den vardagliga kontakten mellan säljare och köpare sker via lager och elektroniska kanaler försvinner den direkta kundkontakten, som är mycket viktig att upprätthålla för att lyckas med samarbetet.
Håll aktivt kontakt med yrkesköken som dina produkter levereras till. Samtidigt kan du diskutera produktens lämplighet för ifrågavarande yrkesköks behov, bruksegenskaper, förpackning, leveransmängder m.m. Samtidigt får du respons från yrkesköket och önskemål som t.ex. har att göra med produkten eller förpackningsstorleken.
Man kan presentera sin egen produkt för yrkeskök också under partiaffärernas egna kunddagar.
Tänk över hur yrkesköket hittar din produkt i partiaffärens urval. Här hjälper också direkt kontakt med yrkesköken.
Vart levereras produkterna?
Vid avtalsförhandlingarna mellan partiaffären och livsmedelsföretaget kommer man närmare överens om produktleveransen.
Verksamhetsmetoderna är många beroende på partiaffären. Livsmedelsföretaget kan själv föra produkten
- till partiaffärsaktörens eget lager
- till en Cash and Carry-, kontant- eller snabbpartiaffär
- till terminalen
- förhandla om hämtning av produkten, ifall livsmedelsföretaget ligger vid någon distributionsrutt.
Lagren, Cash and Carry och snabbpartiaffärerna samt terminalerna kan fungera som samlingspunkt för ett visst område.
Leveranssäkerhet
De centralaste punkterna vid leveranssäkerhet är att
- man ska få produkten i den mängd man önskar och när man önskar
- produkten ska vara sådan som man beställt med andra ord ska kvaliteten vara i skick.
Det är naturligt, att åtkomst och leveransfärdighet av en eller annan orsak kan förändras, men partiaffären och via dem yrkesköket ska vara medvetna om saken då beställningen görs.
Ifall
- det finns någon restriktion i åtkomsten av produkten (en viss mängd per gång, säsongsprodukt eller dylikt) ska det framhållas tydligt redan under avtalsförhandlingarna, så att det kan framföras på rätt sätt i urvalskatalogen.
- man önskar sälja produkten endast inom en viss begränsad region eller för en viss kundkrets, kan begränsningen göras antingen för lokal vs landsomfattande distribution
- möjligheten att leverera produkten av någon anledning förändras, måste partiaffären informeras om det i god tid.
Det viktiga är, att informationen om produktens åtkomst och leveransmöjligheter är uppdaterad och därför lönar det sig att regelbundet diskutera ärendena med partiaffärsaktörerna.
Till kännedom: partiaffärerna följer regelbundet med leveranssäkerheten och responsen från sina kunder. Med dessa som grund för man diskussioner med livsmedelsföretaget och söker lösningar ifall det finns behov till ändringar i handlingssättet.
Lokal vs landsomfattande distribution
Produkten kan vara tillgänglig lokalt, landsomfattande eller för en viss kundgrupp.
Produkten kan finnas i lokal distribution endast på ett visst begränsat geografiskt område (t.ex. inom en partiaffärs distributionsområde el. annat liknande) även om partiaffären fungerar landsomfattande. En geografisk begränsning inom en viss region är automatiskt i kraft hos lokalt verkande partiaffärer, som i princip redan har en begränsad verksamhetsregion såsom t.ex. ett landskap.
Produktens synlighet i partiaffärens urval kan också begränsas till en viss kundgrupp t.ex. restaurangkedja. I det fallet är den inte synlig för andra kunder.
Vad är Foodservice?
Foodservice -partiaffären är en viktig del av helhetsservicen i dagligvaruhandeln och handeln med bruksvaror. Den svarar för detaljhandelns externa varuförmedling. Foodservice-partiaffären kan kallas också som HoReCa-partiaffären.
HoReCa-förkortningen kommer från orden Hotels, Restaurants och Catering. Foodservice-partiaffärens största kundgrupper är hotell, cafeér och restauranger samt offentliga yrkeskök. De största varugrupperna är färskprodukter och industriella livsmedel.
Många handlingssätt som sammanhänger med Foodservice-partiaffären gäller även för detaljahandeln ur små och mellanstora företags synvinkel, men då är kunden en affär.
Grossister kontaktinformation
Inhemska grossister inkluderar:
Paikallisruoan hyvät käytännöt -videoserie
Videoserien på finska om god praxis i nio delar presenterar samarbetet mellan grossister, professionella kök och lokala livsmedelsföretag. Hela spellistan på YouTube.
Aitojamakuja.fi/sv/foodservice-sv -material är från Paikallisruoan arvoketjua kehittämässä -projektet i 2015-2017.
